Uno de los grandes problemas de los autónomos, freelance y directivos de pymes es conseguir aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que suelen que tener que abordar al frente de sus negocios. En este artículo te damos unas claves y reglas para organizar y gestionar mejor tu tiempo, lo que te ayudará a conseguir una mayor productividad y a aumentar tu satisfacción profesional.
Qué es la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en los negocios. Es una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto de este recurso para desarrollar tareas y proyectos. Optimizar y utilizar bien tu tiempo es fundamental porque el tiempo es limitado: 24 horas por día y una vida con los días contados.
No se puede comprar el tiempo, incluso si podemos subcontratar algunas actividades, nunca tendremos tiempo de hacer todo. Al final, no hay nada más importante para el autónomo que gestionar bien sus horas. En este artículo te ofrecemos una serie de consejos de productividad y desarrollamos una serie de métodos y reglas que te ayudarán a administrar mejor tu tiempo:
Priorizar tres proyectos y definir objetivos
Pasos a dar y reglas aplicables para gestionar el tiempo en tu negocio
1. Priorizar 3 proyectos, definir objetivos y tareas
Si lo que quieres es ser realmente productivo y no perder el tiempo, debes tratar de priorizar 3 proyectos, los cuales se plasmarán en objetivos concretos para cada mes y cada semana y te ayudarán a definir las tareas de cada día
“No empezar un día, una semana, un mes sin planificarlos” - Jim Rohn, empresario estadounidense, autor y orador motivacional
Como escribe Leo Babauta en The Power of Less (El poder de hacer menos), la pregunta no es cómo hacer más cosas y más deprisa sino cómo hacer sólo lo más importante y cómo hacerlo bien.
Y es que debemos ponernos límites en nuestros proyectos personales y profesionales ya que no podemos hacer todo al mismo tiempo. Una de las premisas básicas si queremos desarrollar nuestras habilidades directivas.
Por ejemplo, puedes realizar la lista de todo lo que te gustaría hacer, todos los proyectos que tienes (ejemplo: montar un negocio, participar en una maratón,…) sin ponerte límites y después clasificar estas actividades por prioridad, teniendo en cuenta unos criterios, tus criterios: lo más importante para el futuro, para crear tu empresa, para tu familia, para tu salud, etc.
Tras este trabajo, que necesita de una reflexión muy personal, tendrás que escoger los 3 proyectos prioritarios y descomponerles en objetivos y tareas. Eliminando por el momento los demás proyectos, los proyectos segundarios, ya que el riesgo de tener demasiados proyectos es que se alargan y al final nunca se acaban, además de crear estrés y desmotivación. Solo 3 proyectos.
Estos proyectos tienen que tener una duración limitada, como mucho un año. Si son proyectos a largo plazo, has de descomponerlos en pequeños proyectos. La redacción de estos proyectos y la descripción en objetivos y tareas, es un muy buen ejercicio para confirmar la credibilidad del proyecto y las ganas que tienes de conseguirlo.
Y cada mes, cada semana, intenta definir los objetivos que tienes para estos proyectos.
Teniendo menos proyectos, concentrarás tu energía en estos proyectos y solo en estos.
Teniendo objetivos accesibles y graduales, cada semana, cada mes, mediremos el avance, la situación de cada proyecto.
2. Pasos a dar y reglas para la gestión del tiempo en tu negocio
“La gente me considera como un experto de la gestión del tiempo. Me veo más como un experto de la gestión de las prioridades, valorando bien las cosas. Sé que inversión tiene más rendimiento para mi futuro”. Timothy Ferriss, autor la Semana de 4 horas
Focalízate sobre lo importante y prioriza. Trata de aplicar la ley de Pareto en todo, sin limitación, que dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del 20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes. Intenta suprimir todo lo que realmente no es imprescindible para tu negocio (¿Es necesario, si o no? ¿Si no lo hago, qué pasa?) y subcontrata las tareas segundarias para concentrarte sobre las tareas que tienen más impacto en tu futuro.
Clasificar las tareas a realizar entre: acción urgente e importante, acción urgente y no importante, acción no urgente e importante y acción no urgente y no importante.
Organiza tu jornada antes e empezar el día para no dejar que los demás organicen tu tiempo. Define y escribe las 3 tareas más importantes del día (las TMI) que son normalmente una desagregación de tus proyectos. Intentar empezar al día trabajando sobre estas tareas.
Limita el tiempo de cada tarea, fíjate unos plazos. Ley de Parkinson : una tarea utiliza todo el tempo definido o todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible. No digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.
Concéntrate al 100% en cada actividad: si redacto un artículo lo redacto, si juego con los amigos, juego. Aprovecha el momento al 100%.
Limita las interrupciones. Ley de las secuencias homogéneas: sin interrupción, la gente necesita menos tiempo para sus tareas porque unos minutos son necesarios para concentrarse en cada tarea. Consejo: Aislaros y reservad unos momentos para vosotros, poniendo el teléfono en modo reunión y cerrando el Email. Nota : el email puede ser un elemento importante de no-productividad. 2 reglas fundamentales para los emails: no abrir el email al principio del día y abrir tu buzón de email en horarios determinados (a las 10h00 y 16h00 por ejemplo).
Haz enseguida, todo lo que se puede hacer en menos de 3 minutos (así te quitas de en medio las pequeñas acciones que distraen).
Haz las tareas más desagradables durante las primeras horas del día (quizás serán un TMI). El riesgo es que vayas posponiendo cada día este tipo de trabajo, hasta llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.
No ajustes demasiado tu agenda, deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Consejo: Sobre evalúa el tiempo necesario para un trabajo (multiplica los tiempos con un coeficiente) y reserva unos minutos entre cada reunión.¿Ser optimista en la vida?, Si, pero no con los tiempos: Fíjate plazos realistas.
Cambia de tarea, diferencia las actividades durante el día. No todas las actividades exigen la misma concentración y hay que ser consciente de los momentos en los que somos más eficaces para programar los trabajos el momento oportuno.
Aprende a saber decir “NO” a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan un interés claro para ti.
Acuérdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiración.
Ordena tu despacho, tu espacio. A La naturaleza, no le gusta el vacio: cuanto más espacio tenemos, mas espacio utilizamos. En consecuencia, acumulamos los documentos y después perdemos tiempo en buscarlos e incluso podemos llegar a perderlos. Consejo: en el ordenador, en el buzón Email, en el armario, trata de tener las carpetas bien identificadas (el menor número de carpetas posibles), renombra los ficheros para encontrarlos fácilmente, suprime enseguida los documentos inútiles y clasifica los demás.
